Las características de un archivo o archivos del área encargada de recopilar y operar información relacionada con los colaboradores, son bastante particulares y el uso de esa información también lo es, primeramente podemos decir que generalmente recursos humanos tiene mas de un archivo, puesto que en la misma área encontramos distintas subáreas, como,  remuneraciones, servicio al cliente interno, capacitación, psicólogos laborales, etc. los que cruzan documentos que terminan convirtiéndose en un “dossier” de cada trabajador. La confección de las carpetas de cada trabajador siempre esta incompleta y el tiempo que se usa en la búsqueda de los antecedentes es importante. También debemos observar que los volúmenes de documentación que se crean o que ya existen siempre son de gran tamaño, más en empresas grandes. Por lo tanto tenemos:

• Archivos y subarchivos relacionados a el Área y sus Subáreas.
• existe una colaboración estrecha entre los archivos
• los documentos por si solos generan un documento mayor, “el dossier”.
• tienden a ser de una gran volumetría.
• el tiempo para confeccionar un dossier se ve incrementado por la atomización del archivo.

Frente a esto debemos plantearnos que en realidad son dos tareas que tenemos al frente; primero debemos gestionar la documentación que ya existe, ordenarla, listarla y eventualmente digitalizarla, y por otra parte, debemos ver la posibilidad que el flujo documental se automatice y así generar dossier de cada trabajador, con la documentación completa. Para esto debemos aplicar los conceptos ya conocidos, sobre automatización documental, y el desarrollo de una herramienta que nos permita gestionar permanentemente el flujo de trabajo.

En una primera etapa debemos ensuciarnos las manos y ordenar la mayor cantidad de información relevante para la organización, generamos una planilla y junto con las personas de RRHH listamos los documentos pertinentes. Es importante que exista un procedimiento bien documentado para la realización de esta tarea, la idea es minimizar los errores que se puedan cometer y crear cierto tipo de retroalimentación de información sobre los documentos que nos permita revisar si efectivamente se cumple con la correspondencia entre el documento físico y la metadata que ingresaremos, las actividades que llevaremos a cabo serán.

La idea es que siempre los lotes de documentos correspondan a las listas generadas, así podremos subirlos al gestor documental sin inconvenientes del tipo, que el rut quede asociado a otro documento.

Para esto desarrollamos normas de mitigación como estas:

Cuando todo este listo recién se debe digitalizar por lotes, como ya lo hemos explicado en otros post.

Las ventajas directas que tienen relación con la digitalización de estos documentos, son:

• Acelerar los procedimientos de contratación y desvinculación de los trabajadores,
• Asegurar que las desvinculaciones cumplan con las normas vigentes, y contar con pruebas en caso de litigación laboral.
• Generar carpetas de trabajadores completas, al asociar todos los documentos a un rut específico.
• Tener una idea completa sobre los antecedentes de los trabajadores.

Finalmente para generar un Flujo Automatizado de Documentación debemos contar con un Gestor Documental que nos permita configurarlo para estas tareas, personalmente recomiendo Knowledgetree, por su gratuidad y simpleza de manejo.

Podemos crear dos modalidades de trabajo digital; una es la digitalización de origen y otra es la centralizada por lotes. La primera es la adquisición por cada área y subárea de escáneres que no necesariamente tienen que ser de alta producción puesto que los documentos si bien son generados constantemente, no alcanzan a convertirse en cientos en un día, y se suple el elemento fotocopia por el de digitalización, este modelo demanda que las propiedades de la imagen sean conocidas por todas las personas que trabajan en aquellas áreas y que estas manejen cierto nivel de conocimiento en el uso de herramientas TICs, hoy las empresas manejan mas de un tipo de software de gestión, como SAP, por lo tanto es mas fácil encontrara a trabajadores familiarizados con el uso de estas. La otra forma es la digitalización centralizada por lotes, los errores más comunes serían la falta de normalización de nombres de archivo y la mala configuración del equipo y la imagen generada. Para la segunda es necesario que toda la documentación relevante sea enviada aun punto especifico dentro de la organización para ser digitalizada, lo que permite controlar de mejor manera la normalización de los documentos bajo un mismo estándar de imagen como de descripción, y como se entiende la responsabilidad realice en una persona o grupo de profesionales dedicados a esa tarea; podemos hallar en este modelo que el tiempo entre la recopilación de los documentos y su digitalización, provoca dos situaciones, primero que mientras se espera q el documento sea validado, otra área pueda requerirlo y por lo tanto ya se genera lo que queremos evitar, el fotocopiado y la indiscriminada duplicación de este, y por otra parte el tratamiento documental demora, incluso con la metodología de escaneo y descripción por lotes,  por lo que los resultados de búsqueda no son inmediatos.

Lo ideal es buscar el equilibrio entre uno y otro, digitalizando in situ, documentos que merecen tratamiento inmediato, facturas, contratos de rhh, finiquitos, y centralizando la documentación documentos que son consultados en menor cantidad de veces, como contratos publicitarios, decretos municipales, etc. La auditoría sobre los documentos ya sean de una u otra forma escaneados debe ser siempre de responsabilidad de un área o una persona.

Finalmente sobre como auditar estos documentos, las empresas hoy disponen de bases de datos exportables, desde ahí podemos sacar por ejemplo, la nomina completa de los trabajadores de una empresa con sus datos ya ingresados, datos que reciclaremos para darle cuerpo a nuestra base de datos donde relacionaremos imagen y descripción. Generalmente para verificar que los datos correspondan basta revisar aleatoriamente que la imagen corresponda con la descripción.

Espero que contribuyas a la ampliación y corrección de este artículo con tus comentarios.

Asmar perdió todas sus instalaciones en la costa de Talcahuano, con la consiguiente perdida de documentación valiosa para la consecución de sus proyectos y trabajos, puertos, industrias, incluso tiendas del retail saqueadas y quemadas perdieron respaldos contables, legales y financieros que son indispensables para continuar con las labores habituales. Para que decir reparticiones públicas, Municipios, Escuelas, Hospitales, Consultorios, arrasados por el agua, saqueadores y escombros. Las cuales simplemente vieron perderse proyectos, contratos de obras, planos y miles de otros documentos.

La política documental simplemente en Chile no existe, no esta ni normada, ni menos esta dentro de las prioridades de los gerentes o autoridades al momento de tomar decisiones estratégicas a largo plazo.

La gestión Documental debería después de todo esto, ser mirada como un proceso fundamental en las empresas e instituciones, para asegurar la continuidad operativa, la preservación y seguridad del patrimonio organizacional y el desarrollo normal de las operaciones de estos organismos.

Por otra parte la poca o nula infoalfabetización  alfabetización digital que tienen muchos profesionales bibliotecologicos, archiveros, encargados de oficinas de partes, no ayudan a generar un cambio profundo en el viejo modelo de gestión documental en las organizaciones con más años. La tendencia es hacia la automatización del flujo documental en toda la vida operacional del documento, y para esto se necesita gente con manejo de workflow, redes sociales, bases de datos y por supuesto en el desarrollo de aplicaciones que habitan en la web,  puesto que no es lo mismo enchular el facebook que desarrollar un Gestor de Contenidos on Line.

Se puede hacer, es simple, barato y útil; la Gestión de Documentos es una necesidad, solo necesita de gente comprometida e instituciones responsables con una mirada a futuro que confíen en nosotros.

Y un caso de estudio llamado Procedimientos de Gestión que desarrollé como sección de esta página, con la idea de ir haciendo prueba y error.

Pronto espero subir mas contenidos.

Gracias y espero sus comentarios

El proyecto en el que me embarqué hace más de un año en la empresa donde trabajo, ya esta dando frutos, he digitalizado alrededor de 30.000 documentos con sus respectivas metadatas, he puesto en marcha un Software de Gestión de Documentos de muy buen nivel como es Knowledge Tree y ya los documentos digitalizados están siendo requeridos por algunos colaboradores.

Sin embargo falta mucho, la meta no es tener un gran repositorio de todos y cada uno de los papeles que generan las distintas áreas de la empresa, no es tener el mejor y mas rápido software de Gestión Documental, no es ir a las reuniones con Gerencia de IT y decir que se ha maximizado la producción documental y se han abaratado costos en recursos materiales; no, la meta es generar una cultura de cooperación, y es ahí donde las distintas instancias dentro de la gestión de empresa, fallan.

No se puede concebir un proyecto de Gestión de Información exitoso, con una constante predisposición a utilizar herramientas poderosísimas en tratamiento de datos como meros buscadores; es la cultura del pedir y no dar nada a cambio. En nuestra cultura se a arraigado la idea de que el trabajo eficiente es el de replicar una y otra vez listas y planillas ya hechas por otros, fotocopiar una y otra vez cada documento que llegue a las manos de un trabajador, generándose así una replicación eterna de micro archivos que cada trabajador resguarda con un celo demasiado especial.

La horizontalidad Informacional nos permitiría acabar con estos viejos vicios, hacer entender a los empleados que hay información e Información que muchas veces el celo extremo por resguardar esta, termina dañando la correcta funcionalidad de las operaciones de la Empresa. La idea a propagar es la liberación de carga de trabajo por que al liberar yo mi micro archivo, el del al lado también lo hará y sus datos no tendré que replicarlos y así generar esa cultura de cooperación Informacional que muchos buscan a través de proyectos olvidando a las personas

La función de scanneo predeterminada es, Salida de Imagen PDF sin OCR, con la siguiente configuración de escaneo:

A posteriori del Mapeo Documental y ya teniendo a mano la información relevante de los procesos de nuestra empresa, debemos comenzar a examinar el Mercado para ver que nos ofrece en el ámbito de TICs que nos permitan desarrollar la labor que comenzamos con nuestra Auditoría.

Lo primero es crear parámetros que se ajusten a la dimensión del trabajo que haremos, por ejemplo, los criterios de elección tanto del Software como del Hardware dependerán de la cantidad de Usuarios y la cantidad de Papel que manipularemos. Primero a nivel de usuario sabemos que la mayoría de los software Licenciados cobran por cantidad de personas que eventualmente los utilizarían, es decir, no es lo mismo adquirir un ECM (software de gestión de contenidos empresariales) y comprar un Scanner que utilizarán 5 personas, que para una empresa donde serán 50 los usuarios que manipularán facturas y contratos diariamente. Y segundo, a nivel de papeles, es distinto contratar un ECM con una base de datos que permita alojar 50.000 documentos que una sin limites que permita 5.000.000 de documentos, o comprar un Scanner que digitaliza 500 documentos diarios para un pequeño archivo, que un Scanner de Producción que puede digitalizar 5.000 documentos diarios para grandes repositorios. Entonces, primero veamos los criterios más importantes para la compra del scanner.

• Velocidad de procesamiento (rendimiento)
• Duplex v/s Simple
• Tipo de alimentador (manual o automático)
• Color v/s Blanco y Negro
• Capacidad de precarga
• Resolución
• Tamaño aceptado de documentos
• Filtros de imagen
• Confiabilidad
• Soporte técnico
• Relación Rendimiento / Precio

Para la elección del Software ECM nos hemos planteado la necesidad de uno que mire con una visión general los procesos que generan dentro de las áreas de Administración, y que incluya vínculos a sistemas como SAP y SharePoint. Para esto definimos nuestro sistema en base a la escalabilidad que un proyecto como este pueda tener dentro de esta Unidad de Negocio como también en la demás, así es como nos topamos con distintos sistemas de Gestión de Contenidos, Bases de Datos y Soluciones Integrales, los cuales se preocupan desde la Captura de la imagen hasta su distribución, con ingreso manual de la metadata, otros que son simples repositorios de Documentos con una base datos SQL que les sirve para la búsqueda, y otros más complejos que Automatizan todo el proceso incluyendo la captura de metadatos, etc.

Por lo tanto se nos hace un poco mas compleja la tarea de escoger el mejor ECM, para simplificarnos esto solo debemos ceñirnos a nuestros objetivos planteados al principio:

• Digitalizar la documentación impresa
• Preservar el patrimonio documental y la historia legal de las empresas.
• Reducir la manipulación y el uso de la documentación original.
• Simplificar la búsqueda de la documentación para reducir la carga administrativa.
• Controlar y Auditar el acceso a la documentación.
• Permitir el acceso web a la documentación digitalizada.
• Permitir anexar los documentos a correos electrónicos.

Con estos datos ya podremos escoger los implementos que faltan para realizar nuestro proyecto. En el próximo post, hablaremos de las diferentes herramientas tanto Opensource como Licenciadas para trabajar en proyectos de Digitalización y creación de Repositorios Empresariales.

Se debe entender que los procesos y modelos de Gestión Documentla varían según el tipo de Organización en la cual desarrollamos nuestro quehacer diario, en mi caso la empresa responde al tipo Holding, o varias empresas que funcionan bajo una misma marca.

Primero debemos entender que cada empresa es independiente en su estructura y geográficamente a las demás, por lo que la Gestión también en un primer momento deberá tener los mismos grados de independencia. Es por eso que cada Unidad de Negocio debe mantener un Área de Automatización de Procesos Documentales., en el cual confluyen los distintos colaboradores de cada subsección que se encarguen de digitalizar.

Es importante la estandarización de los procedimientos a llevar a cabo, por lo que un Manual de Procedimientos que consigne las etapas del proceso, desde la obtención de la versión firmada del Documento hasta su digitalización y clasificación mediante ingreso de metadatos; sería indispensable.
 

En este procedimiento se tiene que determinar la estructura de los campos como tambiñen dotar de un sistema de nomenclatura para los archivos, la idea es no duplicar nombres que podrían hacer cometer errores de resultado al sistema de gestion Documental que eventualmente se adoptaría, por ejemplo, la creación de un código para cada Unidad de Negocio el cual deberá acompañar a los nombres de archivo (EM1 = Empresa1), seguido por una abreviación del tipo de documento junto algo de lo identifique como único (EM1facVen-022009-001.pdf - para la factura de venta del mes de febrero del año 2009, número 001 del libro de registro  de la empresa 1). Y po rúltimo las especificaciones técnicas de los aparatos de digitalización para lograr una imagen standar en todos los procesos de las distintas empresas.

También es importante la coordinación entre las Áreas de Digitalización de las distintas Unidades y el monitoreo constante del trabajo de Automatización.
 

Por último no dejar de lado que lo más importante son los beneficios inmediatos que se pueden lograr con un Sistema de Gestión Documental, tales como:
 

A) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos.

B) Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo,

C) Evitar que se dupliquen documentos, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.

D) Conservar la memoria de la organización más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada.