Knowledge & Information Management – Chile

La Gestión Documental en los Recursos Humanos. 10/05/2010

La Gestión del volumen de la documentación generada por las áreas de recursos humanos en las empresas, pueden ser un punto de partida para la elaboración de un plan maestro general de gestión de documentos en una organización.

Las características de un archivo o archivos del área encargada de recopilar y operar información relacionada con los colaboradores, son bastante particulares y el uso de esa información también lo es, primeramente podemos decir que generalmente recursos humanos tiene mas de un archivo, puesto que en la misma área encontramos distintas subáreas, como,  remuneraciones, servicio al cliente interno, capacitación, psicólogos laborales, etc. los que cruzan documentos que terminan convirtiéndose en un “dossier” de cada trabajador. La confección de las carpetas de cada trabajador siempre esta incompleta y el tiempo que se usa en la búsqueda de los antecedentes es importante. También debemos observar que los volúmenes de documentación que se crean o que ya existen siempre son de gran tamaño, más en empresas grandes. Por lo tanto tenemos:

• Archivos y subarchivos relacionados a el Área y sus Subáreas.
• existe una colaboración estrecha entre los archivos
• los documentos por si solos generan un documento mayor, “el dossier”.
• tienden a ser de una gran volumetría.
• el tiempo para confeccionar un dossier se ve incrementado por la atomización del archivo.

Frente a esto debemos plantearnos que en realidad son dos tareas que tenemos al frente; primero debemos gestionar la documentación que ya existe, ordenarla, listarla y eventualmente digitalizarla, y por otra parte, debemos ver la posibilidad que el flujo documental se automatice y así generar dossier de cada trabajador, con la documentación completa. Para esto debemos aplicar los conceptos ya conocidos, sobre automatización documental, y el desarrollo de una herramienta que nos permita gestionar permanentemente el flujo de trabajo.

En una primera etapa debemos ensuciarnos las manos y ordenar la mayor cantidad de información relevante para la organización, generamos una planilla y junto con las personas de RRHH listamos los documentos pertinentes. Es importante que exista un procedimiento bien documentado para la realización de esta tarea, la idea es minimizar los errores que se puedan cometer y crear cierto tipo de retroalimentación de información sobre los documentos que nos permita revisar si efectivamente se cumple con la correspondencia entre el documento físico y la metadata que ingresaremos, las actividades que llevaremos a cabo serán.

La idea es que siempre los lotes de documentos correspondan a las listas generadas, así podremos subirlos al gestor documental sin inconvenientes del tipo, que el rut quede asociado a otro documento.

Para esto desarrollamos normas de mitigación como estas:

Cuando todo este listo recién se debe digitalizar por lotes, como ya lo hemos explicado en otros post.

Las ventajas directas que tienen relación con la digitalización de estos documentos, son:

• Acelerar los procedimientos de contratación y desvinculación de los trabajadores,
• Asegurar que las desvinculaciones cumplan con las normas vigentes, y contar con pruebas en caso de litigación laboral.
• Generar carpetas de trabajadores completas, al asociar todos los documentos a un rut específico.
• Tener una idea completa sobre los antecedentes de los trabajadores.

Finalmente para generar un Flujo Automatizado de Documentación debemos contar con un Gestor Documental que nos permita configurarlo para estas tareas, personalmente recomiendo Knowledgetree, por su gratuidad y simpleza de manejo.

Podemos crear dos modalidades de trabajo digital; una es la digitalización de origen y otra es la centralizada por lotes. La primera es la adquisición por cada área y subárea de escáneres que no necesariamente tienen que ser de alta producción puesto que los documentos si bien son generados constantemente, no alcanzan a convertirse en cientos en un día, y se suple el elemento fotocopia por el de digitalización, este modelo demanda que las propiedades de la imagen sean conocidas por todas las personas que trabajan en aquellas áreas y que estas manejen cierto nivel de conocimiento en el uso de herramientas TICs, hoy las empresas manejan mas de un tipo de software de gestión, como SAP, por lo tanto es mas fácil encontrara a trabajadores familiarizados con el uso de estas. La otra forma es la digitalización centralizada por lotes, los errores más comunes serían la falta de normalización de nombres de archivo y la mala configuración del equipo y la imagen generada. Para la segunda es necesario que toda la documentación relevante sea enviada aun punto especifico dentro de la organización para ser digitalizada, lo que permite controlar de mejor manera la normalización de los documentos bajo un mismo estándar de imagen como de descripción, y como se entiende la responsabilidad realice en una persona o grupo de profesionales dedicados a esa tarea; podemos hallar en este modelo que el tiempo entre la recopilación de los documentos y su digitalización, provoca dos situaciones, primero que mientras se espera q el documento sea validado, otra área pueda requerirlo y por lo tanto ya se genera lo que queremos evitar, el fotocopiado y la indiscriminada duplicación de este, y por otra parte el tratamiento documental demora, incluso con la metodología de escaneo y descripción por lotes,  por lo que los resultados de búsqueda no son inmediatos.

Lo ideal es buscar el equilibrio entre uno y otro, digitalizando in situ, documentos que merecen tratamiento inmediato, facturas, contratos de rhh, finiquitos, y centralizando la documentación documentos que son consultados en menor cantidad de veces, como contratos publicitarios, decretos municipales, etc. La auditoría sobre los documentos ya sean de una u otra forma escaneados debe ser siempre de responsabilidad de un área o una persona.

Finalmente sobre como auditar estos documentos, las empresas hoy disponen de bases de datos exportables, desde ahí podemos sacar por ejemplo, la nomina completa de los trabajadores de una empresa con sus datos ya ingresados, datos que reciclaremos para darle cuerpo a nuestra base de datos donde relacionaremos imagen y descripción. Generalmente para verificar que los datos correspondan basta revisar aleatoriamente que la imagen corresponda con la descripción.

Espero que contribuyas a la ampliación y corrección de este artículo con tus comentarios.