Knowledge & Information Management – Chile

El 27-F y la Gestión Documental 08/03/2010

El último terremoto-tsunami no solo dejó tras de si muertes, destrucción y destrozos por miles de millones de dólares, dejó también al descubierto una falencia en los canales comunicativos y de distribución de información a nivel público y privado tremendos; instituciones las cuales dudo que hayan contado con un buen sistema de contingencia en caso de catástrofes.

Asmar perdió todas sus instalaciones en la costa de Talcahuano, con la consiguiente perdida de documentación valiosa para la consecución de sus proyectos y trabajos, puertos, industrias, incluso tiendas del retail saqueadas y quemadas perdieron respaldos contables, legales y financieros que son indispensables para continuar con las labores habituales. Para que decir reparticiones públicas, Municipios, Escuelas, Hospitales, Consultorios, arrasados por el agua, saqueadores y escombros. Las cuales simplemente vieron perderse proyectos, contratos de obras, planos y miles de otros documentos.

La política documental simplemente en Chile no existe, no esta ni normada, ni menos esta dentro de las prioridades de los gerentes o autoridades al momento de tomar decisiones estratégicas a largo plazo.

La gestión Documental debería después de todo esto, ser mirada como un proceso fundamental en las empresas e instituciones, para asegurar la continuidad operativa, la preservación y seguridad del patrimonio organizacional y el desarrollo normal de las operaciones de estos organismos.

Por otra parte la poca o nula infoalfabetización  alfabetización digital que tienen muchos profesionales bibliotecologicos, archiveros, encargados de oficinas de partes, no ayudan a generar un cambio profundo en el viejo modelo de gestión documental en las organizaciones con más años. La tendencia es hacia la automatización del flujo documental en toda la vida operacional del documento, y para esto se necesita gente con manejo de workflow, redes sociales, bases de datos y por supuesto en el desarrollo de aplicaciones que habitan en la web,  puesto que no es lo mismo enchular el facebook que desarrollar un Gestor de Contenidos on Line.

Se puede hacer, es simple, barato y útil; la Gestión de Documentos es una necesidad, solo necesita de gente comprometida e instituciones responsables con una mirada a futuro que confíen en nosotros.