El 27-F y la Gestión Documental 08/03/2010
Posted by Sebastian Gamboa Gallardo in Opinion.Tags: 27-F, Bibliotecologia, Chile, continuidad operacional, Digitalización, empresa, Gestion Documental, gobierno, instituciones, municipio, Terremoto
add a comment
El último terremoto-tsunami no solo dejó tras de si muertes, destrucción y destrozos por miles de millones de dólares, dejó también al descubierto una falencia en los canales comunicativos y de distribución de información a nivel público y privado tremendos; instituciones las cuales dudo que hayan contado con un buen sistema de contingencia en caso de catástrofes.
Asmar perdió todas sus instalaciones en la costa de Talcahuano, con la consiguiente perdida de documentación valiosa para la consecución de sus proyectos y trabajos, puertos, industrias, incluso tiendas del retail saqueadas y quemadas perdieron respaldos contables, legales y financieros que son indispensables para continuar con las labores habituales. Para que decir reparticiones públicas, Municipios, Escuelas, Hospitales, Consultorios, arrasados por el agua, saqueadores y escombros. Las cuales simplemente vieron perderse proyectos, contratos de obras, planos y miles de otros documentos.
La política documental simplemente en Chile no existe, no esta ni normada, ni menos esta dentro de las prioridades de los gerentes o autoridades al momento de tomar decisiones estratégicas a largo plazo.
La gestión Documental debería después de todo esto, ser mirada como un proceso fundamental en las empresas e instituciones, para asegurar la continuidad operativa, la preservación y seguridad del patrimonio organizacional y el desarrollo normal de las operaciones de estos organismos.
Por otra parte la poca o nula infoalfabetización alfabetización digital que tienen muchos profesionales bibliotecologicos, archiveros, encargados de oficinas de partes, no ayudan a generar un cambio profundo en el viejo modelo de gestión documental en las organizaciones con más años. La tendencia es hacia la automatización del flujo documental en toda la vida operacional del documento, y para esto se necesita gente con manejo de workflow, redes sociales, bases de datos y por supuesto en el desarrollo de aplicaciones que habitan en la web, puesto que no es lo mismo enchular el facebook que desarrollar un Gestor de Contenidos on Line.
Se puede hacer, es simple, barato y útil; la Gestión de Documentos es una necesidad, solo necesita de gente comprometida e instituciones responsables con una mirada a futuro que confíen en nosotros.
Novedades. 04/01/2010
Posted by Sebastian Gamboa Gallardo in Uncategorized.add a comment
Traigo novedades para el año 2010 primero subo la actualización del Manual de Procedimientos donde encontrarán acompañamientos gráficos para los procedimientos de tratamiento documental y una nueva estructura de Flujo de trabajo, en la sección de DOCUMENTOS
Y un caso de estudio llamado Procedimientos de Gestión que desarrollé como sección de esta página, con la idea de ir haciendo prueba y error.
Pronto espero subir mas contenidos.
Gracias y espero sus comentarios
Nuevo buen sitio, viejas malas practicas. 27/08/2009
Posted by Sebastian Gamboa Gallardo in Uncategorized.Tags: Colaboración, cooperacion Horizontalidad Informacional, Knowledgetree
add a comment
El proyecto en el que me embarqué hace más de un año en la empresa donde trabajo, ya esta dando frutos, he digitalizado alrededor de 30.000 documentos con sus respectivas metadatas, he puesto en marcha un Software de Gestión de Documentos de muy buen nivel como es Knowledge Tree y ya los documentos digitalizados están siendo requeridos por algunos colaboradores.
Sin embargo falta mucho, la meta no es tener un gran repositorio de todos y cada uno de los papeles que generan las distintas áreas de la empresa, no es tener el mejor y mas rápido software de Gestión Documental, no es ir a las reuniones con Gerencia de IT y decir que se ha maximizado la producción documental y se han abaratado costos en recursos materiales; no, la meta es generar una cultura de cooperación, y es ahí donde las distintas instancias dentro de la gestión de empresa, fallan.
No se puede concebir un proyecto de Gestión de Información exitoso, con una constante predisposición a utilizar herramientas poderosísimas en tratamiento de datos como meros buscadores; es la cultura del pedir y no dar nada a cambio. En nuestra cultura se a arraigado la idea de que el trabajo eficiente es el de replicar una y otra vez listas y planillas ya hechas por otros, fotocopiar una y otra vez cada documento que llegue a las manos de un trabajador, generándose así una replicación eterna de micro archivos que cada trabajador resguarda con un celo demasiado especial.
La horizontalidad Informacional nos permitiría acabar con estos viejos vicios, hacer entender a los empleados que hay información e Información que muchas veces el celo extremo por resguardar esta, termina dañando la correcta funcionalidad de las operaciones de la Empresa. La idea a propagar es la liberación de carga de trabajo por que al liberar yo mi micro archivo, el del al lado también lo hará y sus datos no tendré que replicarlos y así generar esa cultura de cooperación Informacional que muchos buscan a través de proyectos olvidando a las personas
Procesamiento Documental: OCR automático 22/10/2008
Posted by Sebastian Gamboa Gallardo in Procedimientos y Técnicas.Tags: Acrobat Reader Pro, Batch OCR, Batch Processing, Busqueda a Texto Completo, Digitalización, Documentacion, Editor de Metadatos, Escaneo, Imagen PDF, OCR
add a comment
Al escanear los documento, decidí no aplicar directamente el OCR a las imágenes PDF al momento de la digitalización, ya que retrasaba el trabajo de captura de imagen de los otros documentos, lo que repercutía en un retraso de la entrega de las carpetas y archivos físicos a las personas encargadas de desarrollarlos, finalmete opté por acumular archivos PDF de solo imagen y posteriormente trabajarlos en conjunto para extraer el OCR, para esto utilizé la herramienta Batch Processing, que es una forma de trabajar documentos PDF en pilas, y no individualmente, con esto automatizamos el trabajo de OCR y no nos preocupamos más de este por ahora, también es útil para los que tienen cientos y miles de PDF y quieran subirlos a algun servidor para Busquedas a Texto Completo.
Procesamiento Documental: Scanneo 16/10/2008
Posted by Sebastian Gamboa Gallardo in Procedimientos y Técnicas, Test de Productos.Tags: Digitalización, Documentacion, Editor de Metadatos, Escaneo, Fujitsu fi6140, Gestion Documental, Imagen PDF, Metadatos, OCR
add a comment
Después de muchos tramites compramos el scanner, le elegido fue el Fujitsu f6140, el cual tiene grandes funcionalidades, la mejor obviamente es la de procesar 4.000 documentos diarios, tiene un sensor de sobrealimentación de hojas, es decir, puedes ir a tomarte un cafe mientras la maquina hace su trabajo sin preocuparte que se pasen dos hojas pegadas a la vez, el software de procesamiento que trae por defecto es el Scann All, y usa como controlador TWAIN o ISIS, prefiero el primero, el cual me permite escanear Duplex con la funcion de reconocimiento de hoja blanca, y ajuste automatico de tamaño de hoja, por lo que solo pasan y pasan documentos y no tengo que configuarar el tamaño de hoja y el nombre del archivo a cada rato, especialmente con contratos notariales en formato oficio y contratos simples en formato carta.
La función de scanneo predeterminada es, Salida de Imagen PDF sin OCR, con la siguiente configuración de escaneo:
Elección de Software y Hardware 11/07/2008
Posted by Sebastian Gamboa Gallardo in Informes y Papers, Test de Productos.Tags: Bibliotecologia, Digitalización, Documentacion, ECM, Gestión del conocimiento, Gestion Documental, KM, XML
1 comment so far
Después de algunos meses hemos vuelto para continuar. Hemos planteado que las empresas necesitan el ordenamiento de sus documentos no solo por un tema de ahorro de insumos y materiales, si no porque la gestión documental le aporta una visión Universal de sus Procesos, los cuales puede continuar y replicar en caso de catástrofes y demases.
A posteriori del Mapeo Documental y ya teniendo a mano la información relevante de los procesos de nuestra empresa, debemos comenzar a examinar el Mercado para ver que nos ofrece en el ámbito de TICs que nos permitan desarrollar la labor que comenzamos con nuestra Auditoría.
Lo primero es crear parámetros que se ajusten a la dimensión del trabajo que haremos, por ejemplo, los criterios de elección tanto del Software como del Hardware dependerán de la cantidad de Usuarios y la cantidad de Papel que manipularemos. Primero a nivel de usuario sabemos que la mayoría de los software Licenciados cobran por cantidad de personas que eventualmente los utilizarían, es decir, no es lo mismo adquirir un ECM (software de gestión de contenidos empresariales) y comprar un Scanner que utilizarán 5 personas, que para una empresa donde serán 50 los usuarios que manipularán facturas y contratos diariamente. Y segundo, a nivel de papeles, es distinto contratar un ECM con una base de datos que permita alojar 50.000 documentos que una sin limites que permita 5.000.000 de documentos, o comprar un Scanner que digitaliza 500 documentos diarios para un pequeño archivo, que un Scanner de Producción que puede digitalizar 5.000 documentos diarios para grandes repositorios. Entonces, primero veamos los criterios más importantes para la compra del scanner.
- Velocidad de procesamiento (rendimiento)
- Duplex v/s Simple
- Tipo de alimentador (manual o automático)
- Color v/s Blanco y Negro
- Capacidad de precarga
- Resolución
- Tamaño aceptado de documentos
- Filtros de imagen
- Confiabilidad
- Soporte técnico
- Relación Rendimiento / Precio
Para la elección del Software ECM nos hemos planteado la necesidad de uno que mire con una visión general los procesos que generan dentro de las áreas de Administración, y que incluya vínculos a sistemas como SAP y SharePoint. Para esto definimos nuestro sistema en base a la escalabilidad que un proyecto como este pueda tener dentro de esta Unidad de Negocio como también en la demás, así es como nos topamos con distintos sistemas de Gestión de Contenidos, Bases de Datos y Soluciones Integrales, los cuales se preocupan desde la Captura de la imagen hasta su distribución, con ingreso manual de la metadata, otros que son simples repositorios de Documentos con una base datos SQL que les sirve para la búsqueda, y otros más complejos que Automatizan todo el proceso incluyendo la captura de metadatos, etc.
Por lo tanto se nos hace un poco mas compleja la tarea de escoger el mejor ECM, para simplificarnos esto solo debemos ceñirnos a nuestros objetivos planteados al principio:
- Digitalizar la documentación impresa
- Preservar el patrimonio documental y la historia legal de las empresas.
- Reducir la manipulación y el uso de la documentación original.
- Simplificar la búsqueda de la documentación para reducir la carga administrativa.
- Controlar y Auditar el acceso a la documentación.
- Permitir el acceso web a la documentación digitalizada.
- Permitir anexar los documentos a correos electrónicos.
Con estos datos ya podremos escoger los implementos que faltan para realizar nuestro proyecto. En el próximo post, hablaremos de las diferentes herramientas tanto Opensource como Licenciadas para trabajar en proyectos de Digitalización y creación de Repositorios Empresariales.
